青色申告承認申請書の控えの用途とは？紛失時の再発行方法を解説

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個人事業主やフリーランスにとって青色申告承認申請書の控えは、所得を証明する重要な書類です。近年、e-taxによる電子申告によって申告が便利になった一方で、中には控えをもらっていないといった声を耳にします。この記事では、青色申告承認申請書の控えの用途や再発行方法を解説します。

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• 【この記事を読んでわかること】
• 青色申告承認申請書の控えは融資や口座開設時の証明書類となる
• 青色申告承認申請書の提出方法別の受け取り方
• 青色申告承認申請書の控えの再発行方法は開示請求かe-taxを利用する

青色申告承認申請書とは

青色申告承認申請書とは、青色申告の承認を受けるための申請書類です。確定申告において、複式簿記を用いた一定の基準で記帳を行い、青色申告をすると最大65万円の特別控除が受けられます。加えて、赤字の最長3年繰越や家族に支払う給与の経費換算など、節税のメリットが多くあります。

確定申告には、簡易的な方法で記帳して申告できる白色申告もありますが、青色申告ほど税制上のメリットが多くありません。青色申告は複雑な記帳のほか、仕訳帳や総勘定元帳などの関係書類の保管が必要になりますが、その分控除が多く設定されているのです。

これからフリーランスや個人事業主として本格的に活動する人は、青色申告控除を利用するといいでしょう。

青色申告の提出期限

青色申告承認申請書の提出期限は、青色申告書による確定申告を行う当年の3月15日まで（開業した場合には原則として開業日から2ヶ月以内）とされます。期限を過ぎても、罰則はありませんが、該当する年の青色申告申請承認は受けられず、翌年に反映されます。提出期限を過ぎないように、できる限り早めの提出を心がけましょう。

青色申告承認申請書の控えの用途

青色申告承認申請書の控えは、金融機関から融資を受ける際、または事業用の口座開設時などの審査における証明書類として提出を求められる場合があります。

フリーランスや個人事業主は、安定した事業運営のための運転資金を確保するために、金融機関で融資を受けることもあるでしょう。また、屋号のついた口座を開設できれば、仕事とプライベートとの支出を区別して管理も行いやすくなります。ビジネスカードを使い、事業の支払いを集約することによって、経費を一元管理できます。利用明細を確認することで会計処理が容易になり、青色申告もスムーズになるでしょう。

提出方法によって青色申告承認申請書の控えの受け取り方は異なる

青色申告承認申請書の提出方法によって、控えの受け取り方は異なります。提出方法は以下の3種類です。

• 所轄の税務署での直接提出
• e-Taxによる電子申請
• 郵送

3つの提出方法によって、受け取り方や受け取るタイミングにどのような違いがあるのか、それぞれ解説します。

所轄の税務署での直接提出

所轄の税務署窓口で青色申告書を提出すると、その場で控えを受け取れます。税務署でもらえる青色申告承認申請書は複写になっており、原本に必要事項を記入してそのまま直接提出するだけで済みます。複写タイプの原本を使う場合は、原本だけでなく控えにも押印を忘れないよう注意しましょう。

承認の可否に関わらず、提出した青色申告承認申請書の原本が返却されることはありません。なお、不承認の場合は通知が届きますが、基本的には届出であるため、みなし承認とされます。

e-taxによる電子申請

青色申告承認申請書の届出は、オンライン上での各種申請手続きに対応した「e-tax」でも行えます。e-Taxで電子申請した場合は、データで控えを確認できます。用紙での返送はされないため、必要な場合は控えのデータを印刷して利用しましょう。

また、青色申告承認申請書をオンラインデータから印刷する場合は、原本と控えの2枚が必要です。税務署の窓口などで直接もらえる原本とは異なり、複写されていないためです。原本とあわせて控えの用紙を印刷するか、原本のコピーを取ることを覚えておきましょう。

郵送による申請書の提出

必要事項を記入した青色申告承認申請書の原本と控えを郵送で提出します。郵送の場合は原本と控えに加えて、切手を貼った返信用の封筒を同封すると、控えを返送してもらえます。

青色申告承認申請書の控えを再発行する2つの方法

青色申告承認申請書の紛失、あるいは劣化や汚れなどによって再発行が必要になった場合は、郵送・税務署窓口での開示請求かe-Taxによる申告書等情報取得サービスの利用のいづれかによって再発行できます。

1.郵送・税務署窓口での開示請求

青色申告承認申請書を再発行する1つの方法は、郵送または税務署窓口での開示請求です。開示請求では、税務署が保管する個人情報の確認が可能です。本人または代理人が「保有個人情報開示請求書」を提出し、後日、青色申告書の控えを受け取れます。開示請求後、控えを受け取るまでには一定の期間がかかります。

本人が窓口で開示請求の手続きを行う場合は、以下の提出が必要です。

• 保有個人情報開示請求書
• 本人確認書類や1件につき300円の収入印紙または現金
• 住民票の写しや返信用の切手（郵送の場合）

また、代理人が開示請求する場合は、委任状や保有個人情報開示請求書、代理人の本人確認書類、印鑑登録証明書（委任状の実印に対するもの）が必要になります。

2.e-Taxによる申告書等情報取得サービスの利用

2つ目は、e-taxを利用する方法です。e-taxの「申告書等情報取得サービス」を利用することによって、確定申告書の控えをPDF形式で取得できます。

e-taxは、税務署窓口での直接提出や郵送による提出を行った人でも、マイナンバーカードさえあれば利用できるうえ、オンライン上で簡単に申告書などを取得できます。手数料もかかりません。ただし、取得できるのは令和2年以降の直近3年分の青色申告決算書や所得税および復興特別所得税確定（修正）申告書、収支内訳書のみとなります。

パソコンやスマホなどでe-Taxにログインして、以下の手順で青色申告承認申請書の控えを取得しましょう。

申告書等の閲覧を申請する
青色申告承認申請書の閲覧
対象年度などを選択
電子署名の付与
送信

申請後、e-Taxのメッセージボックスに返信が届くと、添付されたPDFファイルをダウンロードできます。

電子データに対応している提出先であれば、電子申請等証明書の交付申請を利用するのも1つの手段です。Web版のe-Taxソフトは、電子申請等証明書の交付ができます。

税務署窓口では閲覧請求にも対応している

青色申告承認申請書を提出した所轄の税務署の窓口で閲覧請求することによって、過去に提出した申告書をその場で閲覧できます。ただし、その場で紙面の控えはもらえない点に注意が必要です。閲覧請求した申告書のメモやカメラでの撮影は行えます。

閲覧請求も開示請求と同様、本人か代理人が行えます。本人が閲覧請求をする際は、事前に運転免許証や健康保険証、住民基本台帳カードなどの本人確認書類を用意します。

代理人が閲覧する場合は、委任状や申告書等閲覧申請書、代理人の本人確認書類、印鑑登録証明書（委任状の実印に対するもの）などが必要です。印鑑登録証明書は、申請日前30日以内に発行されたものに限られる点に注意しましょう。

再発行にかかる期間に注意する

青色申告承認申請書の開示請求をしてから、控えが再発行されるまでには一定の期間がかかります。国税庁の「開示請求等の手続き」には、開示請求があった日から30日以内に開示等の決定を行うことが示されています。その後に申出書の提出や対象文書の送付がされることを考慮すると、できるだけ早く請求しておく方がいいでしょう。

参考：開示請求等の手続｜国税庁

再発行の期間は明確にされていません。ただし、一般的には1ヶ月程度とされています。用途に応じて、閲覧請求と開示請求を使い分けるといいでしょう。

用途によって閲覧請求と開示請求を使い分けよう

フリーランスにとって青色申告承認申請書の控えは、金融機関での融資の審査や口座開設の審査などの証明に使う重要な書類です。青色申告の提出方法によって控えの受け取り方が異なる点を理解し、用途に応じて閲覧請求と開示請求を使い分けましょう。

e-taxの「申告書等情報取得サービス」を利用すると、確定申告書の控えをPDF形式ですぐに取得できます。急ぐ場合はe-taxを利用するといいでしょう。

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