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マイナンバーは提出拒否できる？求められるケースなども解説！

マイナンバーは提出拒否できる？求められるケースなども解説！

2023.06.11

※当サイトは人材関連サービスを展開する株式会社エイジレスが運営しています。本ページは自社および提携先のPRを含む場合があります。

フリーランスはクライアントからマイナンバーの提出を求められることがあります。マイナンバーは提出拒否できるケースもありますが、提出が義務付けられるシーンもあり、注意が必要です。今回はフリーランスでマイナンバー提出を拒否できるのかや、必要なシーンを解説します。

【この記事を読んでわかること】
マイナンバーとは国民一人ひとりに割り当てられた12桁の個人番号
一定額以上の報酬を受け取るなどの場合、フリーランスはマイナンバーの提出義務がある
一定額以上の報酬がない場合は、フリーランスはマイナンバーを提出拒否できる

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マイナンバーとは
フリーランスがマイナンバーを求められるケース
フリーランスはマイナンバーを提出拒否できる場合がある
マイナンバーを取得するメリット
マイナンバーを取得するデメリット
従業員のマイナンバーを管理する際の注意点
まとめ｜マイナンバーが求められるシーンを把握し適切に対処しよう

マイナンバーとは

マイナンバーとは国民一人ひとりに割り当てられた12桁の個人番号のことです。

マイナンバーの取得には、住民票の所在地の役場や窓口、またはオンラインでの申請が必要です。
マイナンバーが発行されると、税務署や年金事務所などで社会保障や納税の各種手続きに利用できます。
また、マイナンバーカードは顔写真付きの公的な書類であることから、身分証明書としても利用可能です。

ただし、マイナンバーは個人情報保護の面で注意が必要で、不正利用や情報漏洩が発生しないよう適切な管理が求められています。

フリーランスがマイナンバーを求められるケース

フリーランスがマイナンバーの提出を求められるケースは、おもに以下の3つです。

一定額以上の報酬を受け取る時
確定申告するとき
従業員を雇用するとき

上記に該当する場合、原則としてマイナンバーの提出が義務化されるため、準備しておきましょう。

一定額以上の報酬を受け取る時

フリーランスが一定額以上の報酬を受け取る場合、取引先にマイナンバーを提出する必要があります。

企業はフリーランスなどに対して下記に該当する報酬を支払った場合、支払調書を作成する必要があり、その際に支払先のマイナンバーを記載することが求められます。

外交員、集金人、電力量計の検針人およびプロボクサー等の報酬・料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬・料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの

馬主に支払う競馬の賞金については、その年中の1回の支払賞金額が75万円を超えるものの支払を受けた者に係るその年中のすべての支払金額

プロ野球の選手などに支払う報酬、契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額が50,000円を超えるもの

弁護士や税理士等に対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50,000円を超えるもの

社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの

引用：国税庁「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の提出範囲と提出枚数等」

上記に該当する報酬をフリーランスが受け取っている場合、取引企業に対してマイナンバーを提供する必要があります。

確定申告するとき

フリーランスは、年度末に確定申告を行う必要があります。

確定申告は年に1度、受け取った報酬に対して納めるべき税金を計算し、納税額を決定する作業のことです。
この確定申告で提出する申告書にも、マイナンバーを記載する必要があります。

また、電子申請で確定申告する場合e-Taxにログインして申告しますが、このe-Taxの利用にもマイナンバーカードが必要です。

従業員を雇用するとき

フリーランスが従業員を雇用する場合、従業員の社会保険や労働保険などの手続きが必要です。

その際、従業員のマイナンバーを手続き書類に記載する必要があるため、マイナンバーを従業員から提出してもらう必要があります。

従業員を雇用する際には自分自身のマイナンバーに加えて、従業員のマイナンバー管理も求められます。

ただし、他人のマイナンバーは上記以外の用途で利用することは法律で禁止されており、情報漏洩などのリスク軽減のためにも厳重なセキュリティ管理が必要です。

フリーランスはマイナンバーを提出拒否できる場合がある

フリーランスがマイナンバーを提出拒否できるかは、状況によって異なります。

たとえば、フリーランスでも一定額以上の報酬がない場合（先述の支払調書提出に該当しない場合）、マイナンバーの提出を求められても拒否できるケースがあります。

また、マイナンバーは個人情報であり情報漏洩や不正利用のリスクがあるため、適切な管理が必要です。
取引先の管理体制に不安がある場合は、税務署など担当機関に相談して対処することが望ましいです。

一方、先述の確定申告時や従業員雇用時などはマイナンバーの提出が求められます。
報酬が一定額未満であっても、クライアントによってはマイナンバーの提供が必要な場合があるため、事前に確認しておいた方が良いでしょう。

マイナンバーを取得するメリット

マイナンバーを取得するメリットは、おもに以下の2点です。

行政手続きが簡便になる
身分証明書として活用できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

行政手続きが簡便になる

マイナンバーを取得すると、行政手続きが簡便になるメリットがあります。

たとえば、税務署や社会保険事務所で行う手続きなど、各種公的な手続きでマイナンバーが活用できます。
マイナンバーを持っていることで、個人情報の入力が省略できるなど手続きを簡略化できるため、作業時間の削減につながるでしょう。

また、各種行政サービスのオンライン申請が可能となり、役所に行かなくても手続きができるため移動の手間やコストを抑えられるメリットもあります。

身分証明書として活用できる

マイナンバーカードは公的な機関が発行する顔写真付きの書類であるため、身分証明書として活用できます。

たとえば、銀行口座の開設や免許証の更新、パスポート発行など身分証明書が必要な場面でマイナンバーカードを使えば、スムーズに手続きを進められます。

また、マイナンバーカードは電子証明書にもなっており、オンライン上での身分証明書としても利用可能です。
これにより、ネットバンキングをはじめとした各種オンラインサービスなどの利用手続きも簡略化できます。

マイナンバーを取得するデメリット

マイナンバーを利用する場面が増えれば、それだけ個人情報が流出するリスクがあるため、適切な管理が必要です。

具体的には、マイナンバーはむやみやたらに他人に教えないなど、情報漏洩のリスク低減に努める必要があります。

そのほか、マイナンバーを利用する際には関連する法律やルールの遵守が求められます。
たとえば、雇用する従業員のマイナンバーを社会保険の手続き等で管理する場合、必要がなくなった段階で速やかに廃棄・削除しなければなりません。

従業員のマイナンバーを管理する際の注意点

従業員のマイナンバーを管理する際の注意点として、以下の2点が挙げられます。

マイナンバーを流出させると罰則を受ける場合がある
保管期間に注意しておく

詳しく見ていきましょう。

マイナンバーを流出させると罰則を受ける場合がある

従業員のマイナンバーは、個人情報保護法に基づいて適切な管理が求められています。

仮に従業員のマイナンバーが流出した場合、流出させた管理側に罰則が科せられることがあるため注意しましょう。

従業員のマイナンバーを適切に管理するためには、マイナンバーを記録する媒体の厳重な管理など適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

保管期間に注意しておく

マイナンバーの保管は事務処理のためなど一時的には可能ですが、必要なくなった場合は
速やかに廃棄・削除しなければなりません。

例えば、企業で従業員を雇用する場合、マイナンバーが記載された各種法定書類を2〜7年間保管することが法律で定められています。
具体的には、雇用保険に関する書類は4年間、健康保険に関する書類は2年間の保管が必要です。

保管期間が定められている書類は適切に管理し、期限が切れた書類は即座に処分が必要です。

保管する際には、保管場所・保管方法にも注意が必要で、不正アクセスや紛失を防ぐために適切なセキュリティ対策を講じることが求められます。