PMOを初めて担当する人が知るべきことは？｜初心者PMOへのアドバイス
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おいとま
初めてPMOを担当する人は、その役割や仕事内容に不安があるのではないでしょうか。
PMOをこれからはじめる人は、まずプロジェクトマネジメントの基本を学ぶ必要があります。
この記事では、ほかにもPMO初心者が失敗しがちな7つのポイントを解説しています。
この記事を読んで、初めてPMOを担当する人が知るべきことを学んでみてください。
- 【この記事を読んでわかること】
- 初めてPMOを担当する人は、プロジェクトマネジメントの基本を学ぶ必要がある
- 組織戦略の理解やプロジェクト状況の把握も必要
- PMOとして初めての仕事は、PMOの役割や目的の理解および組織内の状況把握
- 初めてPMOを担当する人には柔軟性と学習意欲が必要
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初めてPMOを担当する人が知るべきこと
PMOとはプロジェクトマネジメントオフィスの略で、PMの後方支援やプロジェクトの品質管理および進捗管理がおもな役割です。
ここでは、PMOをこれから目指す人が知るべきことの以下4つを解説します。
- プロジェクトマネジメントの基本
- 成果物の評価と改善
- 組織戦略の理解
- プロジェクトの選定とポートフォリオの整理
それぞれ見ていきましょう。
プロジェクトマネジメントの基本
PMOとなるために、まずはプロジェクトマネジメントの基本を知ることが重要です。
プロジェクトマネジメントの基本はおもに以下の4つです。
- プロジェクト管理
- コミュニケーション
- リーダーシップとチームマネジメント
- ツールとソフトウェア
それぞれ詳細に解説します。
プロジェクト管理
PMOのおもな役割は、プロジェクトの効果的な管理およびプロジェクト管理のベストプラクティスの確立です。
また、プロジェクトマネジメントには基本的な原則や方法論があります。
たとえば、PMBOKやPrince2などはプロジェクトマネジメントの基本的な考え方をまとめたものです。
特にPMOBKは日本ではPrince2よりも有名で、さらに大手SIerではPMBOKの資格の一つであるPMPの資格取得を推進しているため、まずはPMBOKから学んでいくと良いでしょう。
おいとま
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これら基本的な考え方を学ぶことで、プロジェクト管理のノウハウや必要となるスキルが何であるかを学べます。
コミュニケーション
PMOはプロジェクト内部だけでなく、組織の上層部やプロジェクト間のPM同士などコミュニケーションの相手が多岐に渡ります。
これら関係者との良好な関係を維持するためのコミュニケーション能力が必要であることを理解しましょう。
円滑なコミュニケーションを行うために、的確な情報の共有や相手への意思の伝え方などを学ぶことが重要です。
リーダーシップとチームマネジメント
PMOには、プロジェクトチームをリードしてサポートする役割が求められます。
またチームをマネジメントし、メンバーの士気をあげてチームを引っ張っていかなければなりません。
このためには、リーダーシップやチームマネジメントのスキルを発揮する必要があります。
おいとま
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これらのスキルは座学で学ぶだけでなく、実際に体験して自身の経験として身につけていくとなおよいでしょう。
ツールとソフトウェア
プロジェクト管理には便利で役立つツールがあります。
たとえば、プロジェクト管理ツール・タスク管理ツール・ドキュメント共有プラットホームなどです。
これらツールを活用し、プロジェクトを円滑に進行するノウハウを学ぶと良いでしょう。
ただし、プロジェクトによってはクライアントの事情で市販のツールやフリーのソフトウェアが使えない場合があります。
このような場合はExecl・Acess・VBAなどを活用し、PMOが管理系のツールを作成する必要があるので、簡易な管理ツールを開発できるスキルも身につけておくと良いでしょう。
おいとま
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おいとま
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成果物の評価と改善
PMOは完了したプロジェクトを評価して成功要因と課題を特定し、次のプロジェクトに活かすことが求められます。
プロジェクトを評価するためにさまざまな基準を設けたり、プロジェクトで出た課題を分析したりすることで、プロジェクトに対して意味のある評価を行えます。また、次につながる改善点も洗い出しやすくなるでしょう。
おいとま
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これまでのプロジェクトの学びで得た経験を生かし、PMOのプロセス改善を行う姿勢が大切です。
組織戦略の理解
PMOとしてこれから活躍するために、組織戦略の理解は重要なポイントです。
PMOには、組織の戦略目標とプロジェクト目標との整合性を確保する役割が求められます。
プロジェクトの目標が素晴らしいものでも、組織の戦略目標と違ったものでは意味がありません。
組織の戦略目標を理解し、その目標に沿ったプロジェクト目標の設定が重要となります。
プロジェクトの選定とポートフォリオの整理
組織全体のタスク目標や課題に優先度をつけ、どのプロジェクトにどのようなリソース配分を行うかの判断がPMOには求められます。
このためにはまず組織の目標を理解し、組織内のプロジェクト全体を把握したうえで優先度を決めなければなりません。
また、組織全体のリソース状況の把握も必要です。
プロジェクトの優先度とリソース状況を理解しなければ、適切な優先度でプロジェクトを選定してリソースを配分できないでしょう。
プロジェクトマネジメントの基本を理解して組織とプロジェクトの状況を知る
ここまで、初めてPMOとなる人が知るべきことを見てきました。
まずはプロジェクトマネジメントの基本を理解した上で、組織とプロジェクトの状況を知ることから始めましょう。
状況を把握した上で、すべてのプロジェクトが円滑に進行できるように施策を進めることがPMOに求められます。
次に、初めてのPMOが仕事でするべきことを解説します。
初めてPMOを担当する人が仕事でするべきこと
初めてPMOとして仕事をする場合に必要な行動は以下の4つです。
- PMOの役割と目的を理解する
- PMとの連携をとる
- プロジェクトポートフォリオを管理する
- コミュニケーションと関係構築する
それぞれ詳細に見ていきましょう。
PMOの役割と目的を理解する
まずは、PMOがどのような役割と目的を持って行動すべきかを知る必要があります。
組織の状況を理解し、PMOとしてどのような価値を提供するべきかを確認しましょう。
プロジェクト管理のベストプラクティスや役割の範囲を学び、PMOがどのようにプロジェクトをサポートする必要があるか確認してください。
PMOとしての役割はその組織毎に異なる場合があるため、組織の上層部やステークホルダー（プロジェクトでの利害一致関係者）とよく話し合うと良いでしょう。
PMとの連携をとる
所属する組織では多数のプロジェクトが進行している場合が多く、それぞれのプロジェクトでPMが活躍しています。
PMOはこれらPMと連携して、必要なリソースや情報を提供しプロジェクト管理の問題解決をサポートします。
このためには、PMと連携して各プロジェクトの状況を把握する必要があるでしょう。
プロジェクトの状況を知る項目には、現在のプロジェクト進行状況や課題管理・リソース管理などがあります。
各項目の状況を詳細かつ正確に把握できれば、適切なリソース配分や問題解決案を提示できるでしょう。
プロジェクトポートフォリオを管理する
プロジェクトポートフォリオとは、「組織のプロジェクトの集中管理方法」のことです。
PMOはこのプロジェクトポートフォリオの管理を行います。
新しいプロジェクトの提案や選定、既存プロジェクトの進捗監視およびリソースの最適化などがおもな作業となります。
これら作業を円滑に進行するためには、ポートフォリオの管理方法を学び、組織の戦略とプロジェクトの整合性を理解する必要があるでしょう。
コミュニケーションと関係構築する
PMOはプロジェクト内だけでなく、組織の上層部やほかステークホルダーともコミュニケーションをとる必要があります。
まずは、プロジェクトおよび組織の中のステークホルダーのうち、誰がキーマン（重要な人物）なのか確認しましょう。
プロジェクトでのキーマンは、予算・組織運営・リソース・プロジェクトの方向性などの決定権を持っている人を指します。
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これらキーマンと良好な関係を構築するためには円滑なコミュニケーションが必要となります。
キーマンと良好な関係が構築できていないと、プロジェクトを滞りなく進められません。
PMOとしての役割と目的を理解し、組織内のプロジェクト状況を把握する
ここまでで、初めてPMOとして仕事をする場合に必要な確認事項をみてきました。
PMOは組織内のプロジェクト全体を管理する役割が求められます。
まずはPMOとしての役割と目的を理解した上で、各プロジェクトの状況および、組織全体の状況を理解する必要があります。
プロジェクトの進行状況や問題を把握すれば、PMOとしての役割を果たせるでしょう。
続いて、PMO初心者がやりがちな失敗7つを解説します。
PMO初心者がやりがちな失敗7つ
ここでは、PMO初心者がやりがちな失敗を以下7つ解説します。
- プロジェクト計画を立てずにプロジェクト管理を行う
- チェックリストを作成していない
- ステークホルダーとのコミュニケーション不足
- PMへのフォローアップ不足
- PMとの役割が重複してしまっている
- 組織文化を理解していない
- プロジェクトの評価と改善ができていない
それぞれ詳細に見ていきましょう。
プロジェクト計画を立てずにプロジェクト管理を行う
PMO初心者は、プロジェクト計画を立てずにプロジェクト管理を行ってしまいがちです。
プロジェクト計画がないとどのようにプロジェクトを進行して良いかの指針が決まらず、また、プロジェクトの状況の何が正しいか判断できなくなってしまうでしょう。
プロジェクトの明確なビジョンを持ち、成功するにはどこへ向かうのかを把握することが重要です。
プロジェクトの目的を定義したら、その目的を達成するためのスケジュールの作成と必要なリソースを確保しましょう。
プロジェクト計画を立てることは、プロジェクト管理の基本的なルールです。
チェックリストを作成していない
プロジェクトを進行していくなかで、状況を把握するためにはチェックリストが必要です。
何が達成され、何がまだ残されているかをチェックリストで把握していきます。
これはどの業界のプロジェクト管理でも、プロジェクトの進行状況を正確に監視するためのツールとして不可欠です。
チェックリストを使用していないと、重要なタスクが漏れてしまったり、逆にすでに完了したタスクをやり直したりしてしまう可能性があります。
チェックリストを作成し毎日更新すれば、タスクの漏れがなくなり、効率よくプロジェクトを進行できるでしょう。
ステークホルダーとのコミュニケーション不足
ステークホルダーとのコミュニケーションを対面ではなく、メールやチャットなどでしか行わないPMOは失敗しがちです。
PMOはステークホルダーとコミュニケーションをとり、プロジェクトの進行状況や課題などを話し合ったり、クライアントから要望を確認する必要があります。
これらコミュニケーションを直接会って対面でとることで、表情や感情も含めて相手を知ることができ、必要な情報がより詳細に手に入るでしょう。
PMへのフォローアップ不足
PMへのフォローアップが不足していると、プロジェクト進行がうまくいきません。
PMとのコミュニケーション不足などでプロジェクトの進行状況の把握ができていないと、そのプロジェクトの問題に気付けずPMへのフォローアップが遅れてしまう可能性があります。
PMとの定期的なコミュニケーションをとったり、チェックリストを作成したりしてプロジェクト進行が滞りなく行われているかを定期的に確認するようにしましょう。
PMとの役割が重複してしまっている
PMはプロジェクトの管理を行い、PMOはそのサポートをするのがそれぞれの役割です。
しかし、PMとPMOでその役割が重複したり、対立したりすることがあります。
PMと円滑なコミュニケーションをとり、お互いの役割を確認し、うまく分担すると良いでしょう。
また、PMとPMOそれぞれの組織戦略やプロジェクト目標の理解もプロジェクトの進行には重要です。
両者の連携を強化して協力関係を築き、プロジェクトを円滑に進行しましょう。
組織文化を理解していない
PMOの役割は組織全体のプロジェクト管理ですが、そのやり方はさまざまです。
ときにはそのやり方やPMOの価値観が組織の文化と合わず、PMOの活動が組織にうまく受け入れられない場合があります。
組織のステークホルダーとコミュニケーションをとってお互いを理解し、PMOが組織の文化に合わせたアプローチをとることが大切です。
組織の文化に合わせたプロジェクト管理を行えば、その組織でのPMOの役割を果たせるでしょう。
プロジェクトの評価と改善ができていない
PMOには、プロジェクトの成果物の評価と改善が求められます。
ただし、PMO初心者はこの評価と改善をおこたる傾向があります。
プロジェクトの評価と改善ができていないと、組織全体のプロジェクト管理のベストプラクティスを提案できません。
過去のプロジェクトの結果を経て、次のプロジェクトに生かすことが重要です。
PMO初心者には柔軟性と学習意欲が必要
ここまで、PMO初心者がやりがちな失敗を見てきました。
これら失敗を避けるにはプロジェクトマネジメントの知識を習得し、経験豊富なメンバーや上司からアドバイスを仰ぐことで失敗を防げるでしょう。
また、柔軟性と学習意欲を持ちながら組織やチームと協力して成長していく姿勢も大切です。
まとめ｜初めてのPMOには柔軟性と学習意欲が必要
今回は、初めてPMOを担当する人が知るべきことを解説しました。
- 初めてPMOを担当する人は、プロジェクトマネジメントの基本を学ぶ必要がある
- 組織戦略の理解や組織内のプロジェクト状況の把握も必要
- PMOとして初めての仕事は、PMOの役割と目的の理解および組織内の状況把握である
- 初めてPMOを担当する人には柔軟性と学習意欲が必要
これから初めてPMOを担当する人は、まずはプロジェクトマネジメントの基本やPMOとしての役割を知ることから始めましょう。
その上で組織内のプロジェクト状況を把握し、ステークホルダーとの良好な関係を築くことが重要です。
柔軟性と学習意欲を保ち組織やチームと協力しながら行動できれば、PMOとして活躍できるようになるでしょう。
エイジレスでは、「エイジレスフリーランス」と「エイジレスエージェント」という2つの求人サービスを取り扱っています。
それぞれのサービスで高単価なPMO案件を取り扱っているため、PMOとして転職やフリーランスを目指す人はぜひご活用ください。
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- 大手：業界や職種にこだわらず自分に合った転職先を幅広く探る
- 特化型：希望する業界や職種への転職を専門的にサポートしてもらう
さまざまな転職エージェントがありますが、結論として以下から選んでおくと、希望に沿った求人を逃すリスクを軽減できるでしょう。
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